IVA - arquivo de faturas e outros documentos

Num determinado escritório de contabilidade, de um grupo de empresas, adotou-se o seguinte procedimento no tratamento dos documentos contabilísticos:
Existe um diário geral onde são registados todos os documentos que não sejam compras de stocks ou faturas de vendas ou prestações de serviços, pois estes têm um diário próprio.
Neste diário de operações gerais os pagamentos a fornecedores, ou a outras entidades (através do débito direto), são registados no sistema informático. No final é impressa uma listagem com todos os registos contabilísticos, porém, não existe suporte documental, nem sequer uma cópia do extrato bancário para suportar os movimentos. Este procedimento está correto?
No registo de faturas de aquisição de serviços diversos, todos os registos contabilísticos são impressos, e as respetivas faturas são devidamente anexadas, mas não é identificado o respetivo registo contabilístico em cada uma dessas faturas. Este procedimento está correto?
Por exemplo, se tiver 50 faturas de um fornecedor, estas são registadas, individualmente, dando origem a um registo contabilístico por cada uma. No final é impressa uma listagem com todos os registos contabilísticos e todas as faturas são anexas a essa listagem, mas não é identificado em cada uma delas o respetivo registo contabilístico, este procedimento está correto?
Este procedimento também é aplicado quando se registam faturas de vários fornecedores. Está correto?
Existe outra situação que é a seguinte: na tesouraria, os registos contabilísticos de pagamentos de despesas diversas, pagas por caixa ou banco, são os seguintes: débito 278xxxx por crédito da conta 11 ou 12, ou, débito da 2211 por contrapartida das contas 11 ou 12, sendo no final impressa uma listagem com todos os registos contabilísticos. Os documentos de suporte a esses registos contabilísticos são enviados para a contabilidade, onde é feito o registo contabilístico da despesa. 
Na contabilidade é feito o registo contabilístico dessas despesas: débito de despesas e do IVA (caso se aplique) por crédito da 278xxxx (da tesouraria) ou da conta 2211. Novamente é impressa a listagem com todos os registos contabilísticos (por exemplo dg25/1612 até ao dg25/ 1692), e as respetivas folhas de caixa são anexas a essa listagem, não sendo também identificado em cada folha de caixa o respetivo registo contabilístico. Está correto? 

Parecer técnico

As questões colocadas referem-se aos procedimentos de registo contabilístico e arquivo dos respetivos documentos de suporte.
Os procedimentos e obrigações do registo contabilístico das faturas e outros documentos emitidos a clientes ou rececionados de fornecedores, na sua maioria, não resultam do Sistema de Normalização Contabilística (SNC), com exceção da utilização obrigatória do Código de Contas.
Esses procedimentos e obrigações específicas para o registo das operações resultam maioritariamente das regras previstas nos códigos fiscais.
No n.º 2 do artigo 123.º do Código do IRC determinam-se as obrigações contabilísticas das empresas pelo que na execução da contabilidade deve observar-se em especial o seguinte:
- Todos os lançamentos devem estar apoiados em documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário;
- As operações devem ser registadas cronologicamente, sem emendas ou rasuras, devendo quaisquer erros ser objeto de regularização contabilística logo que descobertos.
Em termos de organização contabilística, pode cada empresa efetuar a distinção dos vários registos contabilísticos através da divisão em diários de operações por vários tipos de naturezas, como por exemplo, diário de faturação, diário de bancos, diário de compras, diário de caixa, diário de operações diversas ou outros.
Nesses diários, ou em alternativa num diário geral, se não tiver optado pela criação de vários diários, devem-se registar todas as operações de natureza contabilística, de acordo com as regras mencionadas no n.º 2 do artigo 123.º do CIRC.
Nesses diários devem ser registadas todas as operações, de uma forma cronológica, podendo ser atribuída uma numeração sequencial, que deve constar do registo informático no programa de contabilidade e no próprio documento justificativo do movimento contabilístico.
O objetivo desta numeração sequencial é a identificação clara de todos os registos contabilísticos efetuados e permitir um acesso mais rápido e fácil à obtenção da informação e da busca do respetivo documento justificativo.
Como se poderá concluir por estas normas fiscais do CIRC, desde que as operações estejam registadas com base num documento justificativo são consideradas como válidas em termos da determinação do lucro tributável.
O registo contabilístico das faturas de clientes e fornecedores e outros documentos, no respetivo diário, terá de ter uma sequência cronológica, mas essa sequência pode ser meramente numa base mensal (e não diária). Para as faturas de fornecedores, a sequência cronológica é efetuada em função da data de receção dos documentos, e não necessariamente em função da data de emissão dessas faturas.
Quando uma operação se refira a uma transmissão de bens ou prestação de serviços sujeita a IVA ou adiantamento por conta dessas operações, deve estar titulada através de uma fatura, conforme previsto na alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do Código desse imposto, sem prejuízo das dispensas previstas nesse artigo.
Quando seja obrigatória a emissão de uma fatura, esta deve ser emitida conforme os formalismos previstos no artigo 36.º do CIVA, nomeadamente, com o respetivo processamento a ser efetuado em duplicado.
O original da fatura é destinado ao cliente e a cópia (duplicado) ao arquivo do fornecedor, conforme o n.º 4 do artigo 36.º do CIVA.
Atendendo a estas regras, pode concluir-se, que deve ser mantido na contabilidade um único exemplar (duplicado) das faturas emitidas pelo sujeito passivo, referentes a transmissões de bens ou serviços prestados. Para faturas emitidas ao sujeito passivo, este deve manter e registar na contabilidade o original das faturas emitidas pelo fornecedor ou prestador de serviços.
No caso de a fatura ter sido emitida através de um programa informático de faturação ou através de sistema de emissão por via eletrónica, o arquivo dessas faturas pode ser efetuado em suporte eletrónico, conforme previsto no Decreto-Lei n.º 28/2019.
Atendendo à obrigação de efetuar todos os lançamentos com o devido suporte do documento justificativo, com um registo sequencial cronológico, parece claro que as faturas emitidas nos termos do artigo 36.º do CIVA, sendo o documento fiscal relevante nas operações de transmissões de bens e/ou de prestações de serviços, devem ser registadas separadamente e cronologicamente por cada uma dessas operações, não sendo possível um registo contabilístico único por um resumo de operações periódico (resumo diário, semanal, mensal, trimestral ou outro).
O Código do IVA prevê também obrigações e requisitos contabilísticos, nomeadamente de registo das faturas emitidas nos termos do artigo 36.º desse Código, conforme disposto nos artigos 44.º e seguintes do Código.
Nos termos do n.º 1 do artigo 44.º do CIVA, a contabilidade deve ser organizada de forma a possibilitar o conhecimento claro e inequívoco dos elementos necessários ao cálculo do imposto, bem como a permitir o seu controlo, comportando todos os dados necessários ao preenchimento da declaração periódica do imposto.
Em termos de registo, e para dar cumprimento aos requisitos contabilísticos referidos acima, deve proceder-se ao registo das transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas pelo sujeito passivo, conforme a alínea a) do n.º 2 desse artigo 44.º do CIVA.
Quando as transmissões de bens e prestações de serviços sejam tituladas através de faturas emitidas nos termos do artigo 36.º do CIVA, esse registo contabilístico deve identificar cada fatura pela respetiva designação e numeração sequencial, em uma ou mais séries convenientemente referenciadas, devendo conservar-se na respetiva ordem os seus duplicados e, bem assim, todos os exemplares dos que tiverem sido anulados ou inutilizados, com os averbamentos indispensáveis à identificação daqueles que os substituíram, se for caso disso, tal como determina o artigo 45.º do CIVA.
Feito o enquadramento genérico do tema, vejamos as questões colocadas, em concreto.
«Os pagamentos a fornecedores, ou a outras entidades (através do débito direto), são registados no sistema informático, no final é impressa uma listagem com todos os registos contabilísticos, porém, não existe suporte documental, nem sequer uma cópia do extrato bancário para suportar os movimentos. Este procedimento está correto?»
Ainda que não exista norma que precise os documentos de suporte a serem arquivados, no caso de pagamentos a fornecedores, somos do entendimento que, estando estes diretamente relacionados com os movimentos financeiros ocorridos nas contas bancárias da empresa, será aconselhável que o documento de suporte corresponda a um documento emitido pela entidade bancária, como um aviso de débito, um comprovativo de transferência bancária, um extrato bancário, etc.
Assim, possibilita-se o cruzamento direto entre o lançamento contabilístico e o seu reflexo na conta bancária da entidade.
«No registo de faturas de aquisição de serviços diversos, todos os registos contabilísticos são impressos, e as respetivas faturas são devidamente anexadas, mas não é  identificado o respetivo  registo contabilístico em cada uma dessas faturas . Este procedimento está correto?
Por exemplo, se tiver 50 faturas de um fornecedor, estas são registadas, individualmente, dando origem a um registo contabilístico por cada uma, no final é impressa uma listagem com todos os registos contabilísticos e todas as faturas são anexas a essa listagem, mas não é identificado em cada uma delas o respetivo registo contabilístico, este procedimento está correto?
Este procedimento também é aplicado quando, se registam faturas de vários fornecedores. este procedimento está correto?
(…)
Na tesouraria, os registos contabilísticos de pagamentos de despesas diversas, pagas por caixa ou banco, são os seguintes: débito 278xxxx por crédito da conta 11 ou 12, ou, débito da 2211 por contrapartida das contas 11 ou 12, no final é impressa uma listagem com todos os registos contabilísticos. Os documentos de suporte a esses registos contabilísticos são enviados para a contabilidade, onde é feito o registo contabilístico da despesa.
Na contabilidade é feito o registo contabilístico dessas despesas: débito das despesas e do IVA (caso se aplique) por crédito da 278xxxx (da tesouraria) ou da conta 2211. Novamente é impressa a listagem com todos os registos contabilísticos (por exemplo dg25/1612 até ao dg25/ 1692), e as respetivas folhas de caixa são anexas a essa listagem, não sendo também identificado em cada folha de caixa o respetivo registo contabilístico. Está correto?»
Conforme anteriormente referido, nos diários devem ser registadas todas as operações, de uma forma cronológica, podendo ser atribuída uma numeração sequencial, que deve constar do registo informático no programa de contabilidade e no próprio documento justificativo do movimento contabilístico.
O objetivo desta numeração sequencial é a identificação clara de todos os registos contabilísticos efetuados e permitir um acesso mais rápido e fácil à obtenção da informação e da busca do respetivo documento justificativo.
Neste sentido, entendemos que cada uma das faturas e movimentos financeiros devem estar identificados sequencialmente, ainda que anexos, à listagem dos registos do diário em que inserem.