Regime dos bens em circulação

Determinada empresa está com dificuldades relativamente à emissão de guias de transporte. As guias são emitidas, neste momento, diretamente no Portal das Finanças, mas têm existido situações esporádicas de transportes efetuados de madrugada em que não existe nenhum administrativo para poder emitir a guia nem os próprios responsáveis conseguem agendar a emissão antecipada das mesmas. Para colmatar este tipo de situação pode adquirir-se um livro de guias para cada motorista e nas 24 horas seguintes comunicar à AT?

Parecer técnico

As questões colocadas referem-se à possibilidade de determinado sujeito passivo de IRC emitir os seus documentos de transporte através de documentos pré-impressos em tipografias autorizadas.
No caso concreto, refere-se que determinada «empresa que está com dificuldades relativamente a emissão de guias de transporte», uma vez que «neste momento as guias são emitidas diretamente no portal das finanças» e, por vezes, a mesma efetua transportes «de madrugada em que não existe nenhum administrativo para poder emitir a guia nessas horas, nem os próprios responsáveis conseguem agendar a emissão antecipada das mesmas.»
Pretende-se saber, neste sentido, se poderá esta empresa, ou não, nestas situações, emitir os seus documentos de transporte através de documentos pré-impressos em tipografias autorizadas.
Ora, como sabemos, os documentos de transporte devem ser emitidos e comunicados de acordo com o «Regime dos bens em circulação objeto de transações entre sujeitos passivos de IVA» (RBC), anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho, com as respetivas alterações posteriores, tendo as mais recentes sido introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 35/2025, de 24 de março.
No caso concreto e de modo a respondermos à questão concreta da colega, começamos por transcrever os números 1 e 6 do artigo 5.º do RBC, na sua redação atual, que referem o seguinte:
«1 – Os documentos referidos na alínea b) do n.º 1 do artigo 2.º são processados nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, por uma das seguintes vias:
a) Por via eletrónica;
b) Através de programa informático que tenha sido objeto de prévia certificação pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);
c) (*) [Revogada pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro]
d) Diretamente no Portal das Finanças;
e) Em papel, utilizando-se documentos pré-impressos em tipografia autorizada
(…)
6 – A comunicação prevista no número anterior é efetuada da seguinte forma:
a) Por transmissão eletrónica de dados para a AT, nos casos previstos nas alíneas a), b) e d) do n.º 1;
b) Através de serviço telefónico disponibilizado para o efeito, com indicação dos elementos essenciais do documento emitido, com inserção no Portal das Finanças, até ao 5.º dia útil seguinte, nos casos da alínea e) do n.º 1 ou, nos casos de inoperacionalidade do sistema informático da comunicação, desde que devidamente comprovado pelo respetivo operador.»
Esta comunicação, como sabemos, deverá ser feita, de acordo com o número 5 do mesmo artigo 5.º do RBC, antes do início do transporte.
Alertamos que as únicas dispensas aplicáveis à obrigação referida nos parágrafos anteriores encontram-se previstas nos números 10 e 11 do mesmo artigo 5.º do RBC, que, relembramos, referem que:
«10 – A comunicação prevista nos n.ºs 5 e 6 não é obrigatória para os sujeitos passivos que, no período de tributação anterior, tenham um volume de negócios inferior ou igual a 100 mil euros.
11 – Nos casos em que a fatura serve também de documento de transporte e seja emitida pelos sistemas informáticos previstos nas alíneas a) a d) do n.º 1, fica dispensada a comunicação prevista no n.º 6, devendo a circulação dos bens ser acompanhada da respetiva fatura emitida.»
Caso nenhuma destas dispensas seja aplicável e partindo do pressuposto de que o programa de faturação não se encontra inoperacional, deverá o sujeito passivo, então, proceder, antes do início de cada transporte, à comunicação dos elementos dos documentos de transporte à Autoridade Tributária através do mecanismo webservice, do ficheiro SAF-T (PT) da faturação ou, então, emissão direta no Portal das Finanças.
Este entendimento é corroborado por duas FAQ que se encontram no Portal das Finanças, que passamos a transcrever e que referem o seguinte:
«5375 – Como deve ser efetuada a comunicação prévia dos documentos de transporte pelos sujeitos passivos obrigados ao cumprimento desta imposição legal?
A comunicação prévia dos documentos de transporte deverá ser efetuada por uma das seguintes vias:
- Webservice;
- Ficheiro;
- Emissão direta no Portal das Finanças.
Excecionalmente, e apenas nas situações de inoperacionalidade, devidamente comprovadas, a comunicação prévia pode ser efetuada por serviço telefónico, sob condição de ser complementada a informação necessária, até ao 5º dia útil seguinte ao do início do transporte.
5376 – Um operador económico que comunique a informação dos documentos de transporte através de webservice pode, igualmente, emitir documentos de transporte diretamente no Portal das Finanças?
A comunicação pode ser efetuada por qualquer uma das vias consignadas na lei, não obrigando à utilização exclusiva de apenas um dos meios, ou seja, pode comunicar por webservice, por ficheiro ou emitir o documento de transporte diretamente no Portal das Finanças.»
Poderá encontrar estas FAQ através desta ligação.
Assim, e respondendo à questão concreta, o procedimento sugerido de emitir documentos de transporte pré-impressos em tipografias autorizadas para colmatar o facto de alguns transportes serem feitos de madrugada e, a essa hora, ainda não terem chegado os administrativos, uma vez que o sujeito passivo se encontra, nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, obrigado a utilizar um programa de faturação certificado para emitir os seus documentos fiscalmente relevantes, não será, como vimos, admissível, tendo sempre tais documentos de ser comunicados por uma das vias referidas, nomeadamente de forma direta no Portal das Finanças (procedimento adotado atualmente pelo sujeito passivo).
Recomendamos, neste sentido e de modo a evitar divergências no âmbito de uma eventual inspeção rodoviária, a que o sujeito passivo dê formação específica aos seus transportadores para que estes consigam efetuar esta comunicação, ou, alternativamente, nos casos em que já se sabe que tais transportes irão, de facto, ocorrer, a que se emitam os documentos de transporte no dia anterior, referindo que a hora do início do transporte será de madrugada.