Gastos no estrangeiro
PT28490 – fevereiro 2025

Em determinada empresa, a gerência e alguns colaboradores têm de se deslocar várias vezes ao estrangeiro, quer a feiras quer a reuniões e eventos com fornecedores.
Nessas deslocações, muitas vezes têm dificuldade em que lhes seja colocado o NIF da empresa nas despesas inerentes às mesmas.
A empresa costuma alugar uma casa nessas deslocações e parte das refeições são aí confecionadas, mas quando vão a um supermercado fazer as compras para essas mesmas refeições não conseguem que lhes seja passada fatura com NIF da empresa, acontecendo o mesmo em alguns postos de abastecimento, restaurantes, etc.
Nestas situações, como podem ser contabilizadas essas mesmas despesas, uma vez que não cumprem os requisitos do Código do IVA no que diz respeito aos requisitos da fatura? Há alguma forma de exigir essas faturas? Antes de efetuar a despesa, convirá saber se é possível passar fatura com o NIF da empresa?

Parecer técnico

O pedido de parecer está relacionado com os documentos de suporte relacionados com despesas de refeições e de transporte de colaboradores da empresa em deslocações no estrangeiro.
O Código do IVA, no seu artigo 6.º, define duas regras de localização das operações, ou seja, são tributáveis em território nacional as prestações de serviços a:
- Sujeitos passivos de IVA em território português, cuja sede, estabelecimento estável ou, na sua falta, o domicílio, para o qual os serviços são prestados, se situe no território nacional, onde quer que se situe a sede, estabelecimento estável ou, na sua falta, o domicílio do prestador [alínea a) do n.º 6 do artigo 6.º do CIVA];
- Às pessoas que não sejam sujeitos passivos de imposto (particulares), quando o prestador tenha no território nacional a sede da sua atividade, um estabelecimento estável ou, na sua falta, o domicílio, a partir do qual os serviços são prestados [alínea b) do n.º 6 do artigo 6.º do CIVA].
Daqui resulta, que:
Pela alínea a) do n.º 6 do artigo 6.º do CIVA, a localização da operação será no lugar da sede, estabelecimento estável ou domicílio do adquirente, isto desde que estejamos perante serviços prestados a sujeitos passivos, denominados de business to business (B2B), ou seja, serviços que tenham como destinatários sujeitos passivos de IVA.
Pela alínea b) do n.º 6 do artigo 6.º do CIVA, a localização da tributação será no lugar da sede, estabelecimento estável ou domicílio do prestador, isto, se estivermos perante serviços prestados a não sujeitos passivos de IVA, ou seja, prestações de serviços que tenham como destinatários não sujeitos passivos de IVA (pessoa particular ou coletiva que não seja sujeito passivo de IVA), operações denominadas de business to consumer (B2C).
As regras gerais patentes no n.º 6 do artigo 6.º do CIVA podem ser afastadas por aplicação das regras de exceção dos números seguintes da mesma norma. Assim, determinadas prestações de serviços devidamente identificadas devem ser enquadradas, caso as suas condições se verifiquem, nas normas (de territorialidade) em que as mesmas se inserem.
A alínea b) do n.º 7 do artigo 6.º, determina, como exceção às regras gerais enunciadas, que os serviços de transporte de passageiros não são tributáveis em território nacional, pela distância percorrida fora deste.
A prestação de serviços de alimentação e bebida (refeições) também constituem uma das exceções às regras gerais do artigo 6.º do CIVA, sendo que estas são tributadas no local da sua execução, no caso concreto, no estrangeiro.
São consideradas deslocações e estadas as despesas de transporte, refeições e alojamento suportadas com o pessoal ao serviço da empresa. Ora, estas despesas, na esfera da entidade empregadora, são aceites como gasto fiscal e não estão sujeitas a tributação autónoma, sendo que, para beneficiar da dedutibilidade destas despesas como gasto fiscal é necessário que as mesmas estejam comprovadas documentalmente, conforme o n.º 3 do artigo 23.º do CIRC.
O n.º 4 do mesmo artigo dispõe que o documento comprovativo a que se refere o n.º 3 deve conter, pelo menos, os seguintes elementos:
- Nome ou denominação social do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário;
- Números de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário, sempre que se trate de entidades com residência ou estabelecimento estável no território nacional;
- Quantidade e denominação usual dos bens adquiridos ou dos serviços prestados;
- Valor da contraprestação, designadamente o preço;
- Data em que os bens foram adquiridos ou em que os serviços foram realizados.
Acrescenta o n.º 6 do artigo 23.º do CIRC que, quando fornecedor dos bens ou prestador dos serviços esteja obrigado à emissão de fatura ou documento legalmente equiparado nos termos do Código do IVA, o documento comprovativo das aquisições de bens ou serviços, previsto no n.º 4, deve obrigatoriamente assumir essa forma.
Por sua vez, em sede de IVA, define o n.º 5 do artigo 36.º do CIVA que as faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
- Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de identificação fiscal;
- A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efetivamente transacionadas devem ser objeto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;
- O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
- As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
- O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
- A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.
A obrigação de que o documento de suporte destas despesas seja uma fatura emitida com todos os elementos obrigatórios previstos no Código do IVA apenas deve ser considerada para as aquisições internas em território nacional, em que o fornecedor ou prestador de serviços seja obrigado a emitir fatura nos termos desse CIVA, conforme resulta do n.º 6 do referido artigo 23.º do CIRC e artigo 35.º-A do CIVA.
Face a estas regras, quando o fornecedor for um sujeito passivo de IVA em Portugal, obrigado a emitir faturas, o documento de suporte deve ser obrigatoriamente uma fatura emitida nos termos do CIVA. É possível confirmar se o fornecedor é sujeito passivo de IVA, através da consulta no Portal das Finanças, utilizando a opção consulta da «Identificação clientes/Fornecedores».
As aquisições de bens ou serviços prestados no estrangeiro, por fornecedores não residentes sem estabelecimento estável em Portugal a que se pode imputar essa operação, não necessitam de estar suportadas por faturas previstas no CIVA, para efeitos da dedução fiscal em IRC desses encargos pelo sujeito passivo adquirente nacional, bastando que se possa obter do documento em causa os referidos elementos previstos no n.º 4 do artigo 23.º do CIRC.
Repare-se que a obrigação de que esses documentos possuam números de identificação fiscal, do fornecedor ou prestador de serviços estrangeiros e do adquirente nacional, apenas é imposta para as operações realizadas por entidades com residência ou estabelecimento estável no território nacional, conforme a alínea b) do n.º 4 do referido artigo 23.º do CIRC.
Estas regras não são de aplicação inequívoca para as aquisições de bens ou serviços em países ou territórios terceiros (não pertencentes ao território da União Europeia para efeitos de IVA).
A Autoridade Tributária e Aduaneira portuguesa não pode obrigar que os documentos de suporte de países estrangeiros, nomeadamente de países terceiros, contenham os elementos obrigatórios previstos no artigo 36.º do CIVA, nem que a fatura seja emitida em língua portuguesa, inglesa ou outra qualquer.
Eventualmente, a AT pode exigir a tradução desses documentos de suporte de encargos suportados em língua estrangeira para a língua portuguesa, se tal se mostrar necessário para efeitos de controlo do apuramento do lucro tributável (ver informação vinculativa Proc.: D051 2007101 - despacho do SDG dos Impostos, em substituição do diretor-geral, em 11-06-07).
Quanto aos encargos suportados por entidades sediadas na União Europeia, como regra, face às obrigações da diretiva UE 2018/1910, do Conselho, de 4 de dezembro, a qual veio alterar a diretiva 2006/112/CE, de 11 de dezembro (diretiva IVA) e no Regulamento de Execução UE n.º 2018/1912, de 7 de dezembro que altera o Regulamento de Execução (UE) n.º 282/2011, de 23 de março (Regulamento de Execução), estes sujeitos passivos devem proceder à emissão de faturas com os elementos obrigatório previstos na respetiva legislação comunitária.
Tal como consta da referida diretiva IVA, a dispensa de certas menções das faturas (faturas simplificadas) apenas acontece para valores materialmente irrelevantes ou quando as condições técnicas de emissão dessas faturas tornarem particularmente difícil satisfazer todas essas obrigações.
Essa simplificação não determina a exclusão dos elementos relacionados com o IVA suportado nesses documentos, pelo que tais faturas devem fazer menção ao IVA e taxa aplicada, para que seja possível apurar o montante imposto liquidado, quando a operação seja localizada para efeitos de tributação nesse país (regras do artigo 6.º do CIVA ou do RITI ou regras reflexas no respetivo Estado-membro em que se suportou o imposto).
Ainda assim podem existir Estados-membros que nos termos da sua legislação nacional podem dispensar a emissão de faturas para determinados sujeitos passivos ou determinadas operações, ou apenas exijam a emissão de um documento simplificado, sem inclusão de algum dos elementos normalmente obrigatórios nos termos da diretiva IVA.
Nesta situação, a aceitação do gasto fiscal pelo sujeito passivo também não pode ser posta em causa, desde que com esse documento possam estar identificados os referidos elementos do n.º 4 do artigo 23.º do CIRC. De referir que se não constar o NIF do adquirente português nesse documento, não obsta à sua comprovação documental para efeitos de IRC.
Contudo, deve este documento conter os restantes elementos enunciados no n.º 4 do artigo 23.º do CIRC, tal como:
- Nome ou denominação social do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do adquirente ou destinatário;
- Quantidade e denominação usual dos bens adquiridos ou dos serviços prestados;
- Valor da contraprestação, designadamente o preço;
- Data em que os bens foram adquiridos ou em que os serviços foram realizados.