IVA - arquivo de faturas e outros documentos

Determinado sujeito passivo teve uma avaria no computador onde tem a faturação e não conseguiu recuperar dados. Não foi enviado SAF-T de fevereiro de 2026 (a avaria foi a 3 de março) e o cliente não tem cópias de segurança nem cópia dos documentos emitidos (é um talho e é venda ao público e não guarda cópia dos talões).
Qual o procedimento a adotar perante as finanças, para enviar valores de faturação de fevereiro? Existe uma declaração da loja de informática a informar que não conseguiu recuperar dados.

Parecer técnico

As questões colocadas referem-se aos procedimentos a adotar, em sede de IVA, por um sujeito passivo que perdeu (ou que não consegue extrair do programa certificado) os dados relativamente à faturação.
Em primeiro lugar, aproveitamos para relembrar a existência da obrigação de os sujeitos passivos possuírem cópias de segurança dos seus documentos prevista nos números 1 e 2 do artigo 27.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que passamos a transcrever e que referem o seguinte:
«1 – Os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos.
2 – Os originais e as cópias de segurança devem ser armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.»
Assim, para além de ser obrigatório que o sujeito passivo tenha cópias de segurança dos seus arquivos, as mesmas terão, necessariamente, de ser armazenadas em local distinto do local onde é efetuado o arquivo original, o que poderá ser, por exemplo, no gabinete do seu contabilista certificado (ou noutro local no qual a informação constante nas cópias de segurança não corra riscos de ficar comprometida e ao qual o sujeito passivo consiga aceder de forma célere), sendo que tais obrigações, segundo entendemos, não foram cumpridas no caso apresentado.
Sem prejuízo do mencionado, deverá verificar a eventual existência de suporte documental (pastas físicas de faturação), que lhe permitam apurar os valores em falta.
Se existir a possibilidade de recuperação de dados por inserção manual dos duplicados das faturas (sendo que, previamente à sua comunicação, terá o sujeito passivo de comunicar a respetiva série dos documentos de recuperação para que consiga gerar o ATCUD), podem ser introduzidos os dados da faturação emitida no programa de faturação.
Contudo, a nível de comunicação do ficheiro SAF-T (PT) resultante desta recuperação de dados, desconhecemos qual a posição da AT, pelo que se recomenda que entre em contacto através do e-balcão e solicite mais esclarecimentos para averiguar a possibilidade de, em caso de recuperação de dados da faturação, se poder comunicar o SAF-T (PT) gerado.
Se os duplicados estão na contabilidade não existe a obrigação de reenvio de documentos aos clientes. Apenas se está a recuperar os dados do ponto de vista da gestão comercial.
Ora, sobre esta matéria, transcrevemos o disposto nos pontos 2.5.1. a 2.5.3. do Despacho n.º 8 632/2014, de 3 de julho, que referem o seguinte:
«2.5 - Integração de documentos através de duplicados que não integram a cópia de segurança (backup), quando houver necessidade de reposição de dados por inoperacionalidade do sistema:
2.5.1 - Quando ocorrer uma situação de erro ou anomalia do programa, devem ser encerradas as séries em utilização e criadas novas, para prosseguir com a emissão de documentos, após a reposição da última cópia de segurança efetuada.
2.5.2 - A integração de documentos emitidos que não constam da cópia de segurança reposta, deve realizar-se no programa certificado, através dos duplicados desses documentos, em série específica anual e com numeração sequencial própria, iniciada no n.º 1.
2.5.3 - Para este efeito, será processado um novo documento do mesmo tipo do duplicado que recolha todos os elementos desse documento emitido, com observância dos requisitos definidos nos artigos 6.º e 7.º da Portaria n.º 363/2010.»
Por prudência, poderá informar o E-fatura do ocorrido, pois é interrompida a comunicação da faturação através do SAF-T (PT) inicialmente gerado.
Caso não existam cópias de segurança, deverá o sujeito passivo, com base em alguma outra informação fidedigna de que eventualmente disponha, determinar o valor das vendas referentes ao mês (ou meses) em causa e utilizar essa informação de modo a cumprir com as suas obrigações.
Se o contabilista certificado não vier a submeter declarações fiscais por motivo imputável ao cliente, deve justificar os motivos que conduziram à não entrega e deve fazê-lo mediante autenticação no Portal das Finanças, após o que deve selecionar as seguintes opções:
«Entregar > Comunicação nos termos do n.º 3 do art.º 8.º do RGIT», salvaguardando, desta forma, a sua responsabilidade perante a Autoridade Tributária.
De notar que a inexistência ou insuficiência de elementos da contabilidade, quando resultem na impossibilidade da comprovação e quantificação direta da matéria tributável, é uma das situações que poderá dar origem à aplicação de métodos indiretos na determinação dos valores a tributar e do imposto a pagar, conforme decorre da alínea a) do n.º 1 do artigo 88.º da Lei Geral Tributária.
No caso em apreço, não obstante a opinião expressa, recomendamos que exponha a sua questão à Autoridade Tributária através da funcionalidade e-Balcão, preferencialmente, anexando o relatório da entidade que procedeu à avaliação do sistema informático de faturação.
Salientamos, por fim e ainda sobre esta matéria, a existência de uma FAQ que se encontra no Portal das Finanças, que refere o seguinte:
«4949 – Perdi a informação relativa à minha faturação. O que poderei fazer?
Os sujeitos passivos de IVA estão obrigados à conservação dos livros, registos e documentos de suporte, nos termos do artigo 52.º do CIVA. Caso disponha dos duplicados em suporte de papel e utilize um programa certificado, poderá proceder à recuperação dos documentos para o programa informático, seguindo-se as instruções previstas no ponto 2.5 do Despacho n.º 8632/2014 de 3 de julho, podendo depois ser exportado o ficheiro com os dados a comunicar.
Nos termos do art.º 27.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos, devendo os originais e as cópias de segurança serem armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.
É assim aconselhável implementar uma política de cópias de segurança de periodicidade obrigatória de forma a minimizar o volume de dados a recuperar e/ou a manutenção de duas ou mais base de dados em paralelo de forma que quando uma se corrompa a(s) outra(s) assegure(m) a continuidade da faturação.»
Poderá consultar esta FAQ através desta ligação.