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Arquivo de documentos



PT23514 – Arquivo de documentos
12-10-2019

Um dos pontos do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, diz respeito às obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA, que devem ser arquivados e conservados em boa ordem durante dez anos (artigo 19.º, n.º 1).
Os documentos que os clientes enviam (notas de liquidação, recibos e outros documentos não relevantes), apesar de não serem contabilizados e não serem sujeitos a IVA, terão de ser conservados durante 10 anos?


Parecer técnico

Questiona-nos relativamente ao arquivo de documentos que não foram objeto de registo contabilístico.
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro mantém, no essencial, as mesmas regras que existiam nos diplomas que revogou respeitantes à conservação de livros, registos e documentos de suporte.
O n.º 2 do artigo 19.º deste diploma passa a prever que, quando seja exercido um direito cujo prazo é superior ao prazo geral ou especial de arquivo aplicável, a obrigação de arquivo mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.
Fica também claro que o prazo geral de arquivo de 10 anos se aplica, se não for fixado outro prazo em disposição especial.
Quando a contabilidade ou a faturação for estabelecida por meios informáticos, a obrigação de conservação é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade, nos termos previstos no n.º 4 do artigo 19.º, aplicando-se-lhe os prazos já referidos.
No que se refere a outros documentos que possam ser acessórios ou complementares aos registos contabilísticos, admitimos que possa ser aplicado o mesmo procedimento. Caberá ao sujeito passivo avaliar a sua importância e necessidade de apresentação para melhor documentação das operações realizadas.









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