IVA - faturação
PT28648 - julho de 2025

Num artigo da revista da Ordem sobre emissão de faturas é referido que os orçamentos são fiscalmente relevantes caso «possibilitem a conferência das mercadorias transmitidas e a transmissão de serviços realizados.» Qual a extensão do significado desta expressão?
Normalmente as mercadorias são acompanhadas de guias que possibilitam a sua conferência e os serviços têm «folha de obra ou de serviço» que explicitam os serviços feitos. Mesmo assim, se foi emitido orçamento, este deverá ser feito no programa de faturação?

Parecer técnico

A questão colocada refere-se à obrigatoriedade de emitir orçamentos através de um programa de faturação certificado.
Ora, o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, procedeu à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.
No conceito de «documentos fiscalmente relevantes» mencionado no parágrafo anterior incluem-se, entre outros, as faturas, os recibos e as faturas-recibo, como também os orçamentos ou as folhas de obra, caso configurem documentos «suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços.»
Nesta categoria, incluem-se ainda os créditos de consignação, faturas de consignação, autos de medição, notas de encomenda, faturas pró-forma e outros similares.
Assim, os orçamentos, na medida em que cumpram os requisitos referidos anteriormente (sejam passíveis de apresentação aos clientes e possibilitem a conferência de mercadorias transmitidas ou prestações de serviços realizadas), deverão, de facto, ser considerados como documentos fiscalmente relevantes.
Feitas estas notas introdutórias, tenha-se em conta o seguinte:
O artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, refere que:
«Os sujeitos passivos devem assegurar que as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes sejam processados por uma das seguintes formas:
a) Programas informáticos de faturação, incluindo aplicações de faturação disponibilizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);
b) Outros meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas;
c) Documentos pré-impressos em tipografia autorizada.»
Ou seja, se, por exemplo, um sujeito passivo possuir um programa certificado pela AT, não poderá utilizar outro meio, como faturas manuais.
No seguimento deste artigo, o n.º 1 do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, acerca da utilização de programa de faturação certificado, determina que:
«1 - Para efeitos do artigo anterior, os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional e outros sujeitos passivos cuja obrigação de emissão de fatura se encontre sujeita às regras estabelecidas na legislação interna nos termos do artigo 35.º-A do Código do IVA, estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos que tenham sido objeto de prévia certificação pela AT, sempre que:
a) Tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a € 50 000 ou, quando, no exercício em que se inicia a atividade, o período em referência seja inferior ao ano civil, e o volume de negócios anualizado relativo a esse período seja superior àquele montante;
b) Utilizem programas informáticos de faturação;
c) Sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.»
Logo, se houver obrigatoriedade de emissão de qualquer documento fiscalmente relevante e seja cumprido pelo menos um destes requisitos, o sujeito passivo em causa será obrigado a utilizar um programa de faturação certificado.
Aconselhamos, neste âmbito, a leitura dos pontos 3 e seguintes do Ofício-Circulado n.º 30 213, de 2019-10-01, referentes à utilização de programas de faturação certificados pela AT.
Pelo exposto e respondendo à questão concreta, encontrando-se o sujeito passivo obrigado a possuir programa de faturação certificado, deverá, de facto, emitir os seus orçamentos (desde que considerados como documentos fiscalmente relevantes) através desse mesmo programa.
Por fim, quanto à comunicação dos elementos dos orçamentos, nos termos do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, na redação dada pela Lei n.º 12/2022, de 27 de junho (OE/2022), as pessoas, singulares ou coletivas, que se encontrem sujeitas às regras de emissão de faturação em território português nos termos do artigo 35.º-A do Código do IVA e aqui pratiquem operações sujeitas a IVA, são obrigadas a comunicar à Autoridade Tributária a Aduaneira (AT), por transmissão eletrónica de dados, os elementos das faturas emitidas nos termos do Código do IVA, bem como os elementos dos documentos que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços e recibos.
Assim, tendo em conta a redação atual deste artigo, estando em causa «documentos fiscalmente relevantes», tal como definido na alínea b) do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro (como faturas, documentos retificativos, orçamentos, ou, no caso concreto, orçamentos), então, os respetivos elementos deverão, de facto, ser comunicados à AT através da submissão do ficheiro SAF-T (PT) da faturação.